为进一步加强财务管理，规范学院经济行为，方便教职工办理报账业务，提高工作效率，按照国库集中支付的要求，根据国家的有关规定和学院实际情况，特制定本规定。
第一条 报账原则
1．刚性预算原则。严格执行预算管理。年度按学院制定的总体预算，每月按进度支出。每月25日前报送大额开支月开支计划。所有开支项目必须纳入年初预算，未列入预算的项目按《预算管理办法》执行。各部门处室包干经费预算下达后，即实行“总额包干，超支不报”的原则。
2．经济责任制原则。各系部、处室的包干经费、项目经费、办班培训经费、科研项目经费、招生费、社会服务经费一律实行项目负责人责任制，即项目负责人在报账原始票据上审核签字后，便对其真实性、合法性、合理性承担经济责任，在以后的审计、财务检查中，发现不合理、不合法行为，将追究项目负责人的直接责任。
3．分级、分层“财务一支笔”原则。各部门应确定一名财务负责人，负责部门包干经费审批；各部门经费审批人及签字手迹，应书面呈报财务处备案。
各部门要指定一名报账员，公用经费（包干经费）及专项经费的报账工作由报账员统一办理。一般情况下不受理个人报账事务。基建、维修及物资采购等报账业务由经办人自行办理。
第二条 严格票据和预算审核
㈠加强票据审核控制。财务处票据审核员重点审核票据来源是否合法，内容是否真实、完整，使用是否准确，审批手续是否齐全等。报账的各类支出，必须在报账单据上注明支出用途和部门预算中的开支项目，否则，财务部门不予受理。
1．货物类帐务的报销。单项在3000元以上，批量在3万元以上金额的货物应当实行政府采购备案。报账时需通过政府采购办备案盖章。
物资设备采购，不论资金来源均须到后勤处办理相关验收入库手续（物资采购指应办理入库手续的材料采购，设备采购指符合固定资产入账标准的设备，一般设备单价在1000元以上，专用设备单价在1500元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，均须办理固定资产登记和入库手续）。
有关教学耗材、办公用品、后勤日用品及其他低值易耗品报销，除发票外需附有商家出具并盖章的购物明细（或电脑小票）、使用部门名单或出库清单，并有经办人、验收人签字，并注明业务用途。
打字复印必须附有明细表，印制报刊、书籍或其他批量宣传资料等要附有结算单。
教材采购类，到教务处教材科办理相关验收入库手续，发票金额必须按实际付款金额开具。
图书资料采购(含书籍、期刊、文献资料、电子资料等)，须到图书馆办理验收入库手续（含处、系图书资料购置），分发到个人的学习资料报账必须附有领用人员名单。
2．劳务类帐务的报销
各部门劳务发票报销金额在项目规定范围内。系部分成经费、培训经费、课时津贴等项目开列的劳务发票，必须保证业务的真实性。每张劳务发票后附劳务者本人身份证号和银行卡号，实行打卡发放，不得虚假开支。同时，根据税务部门的要求，学院在编在职教工劳务所得要合并做为工资薪金收入补缴个人所得税，报账部门在报销劳务票据时，要分别提供每名教职工的应纳税所得额，每半年度由财务处集中代扣代缴。
3．维修类帐务的报销
单项在1万元以上，批量在3万元以上金额的服务类（含维修），应当实行政府采购备案。报账时需通过政府采购办备案盖章。
（1）零星维修：无论金额大小，维修项目验收合格后，施工单位须提供发票并附经办单位审核后的维修结算单或材料，用工单位方可办理财务结算手续；金额在50000元以上的维修项目，须附审计结论书。
（2）专项维修：实行“先审计，后结算”的原则，在维修项目竣工验收合格后，施工单位持发票、施工合同（协议）、工程结算书、审计结论书到财务办理结算手续。
（3）行政、教学设备、家具维修：由后勤处统一管理，报账人员持报修单，维修发票及验收单办理相关审批手续后方可报账。
4．工程类帐务的报销。
10万元以上的工程项目，应当实行政府招标采购；报账时需提供政府采购合同。
工程项目账务需附有工程合同、工程验收报告、工程审计报告、发票及“设备购置及工程款支付审批单”等，按工程进度付款的，须以合同为依据，在审批单上标明预付工程款，并附施工方工程收据。当预付金额付到70%时，必须提供决算和审计单后才能付余款。
5．公务接待类帐务的报销。招待费发票报销时，必须附有“公务接待审批单”和“菜单”，否则不予报销。所有公务接待必须如实填写接待清单，注明接待事由、时间、场所、来客及陪客人数（陪客不得超过30%）、费用等内容。1000元以上的公务接待票据还必须在审批单中注明是否有接待公函（接待公函留存党政办公室）。原始票据、接待清单、派出单位公函等要相一致，一起作为财务报销凭证。接待费中不得列支烟发票，中餐不得配酒水，晚餐不得配高档酒水。
6．差旅费报销。差旅费报销需填制“差旅费报销单”，并附车票、住宿发票、会议通知等。具体按《差旅费管理办法》执行。
7．质保金、押金退还账务需附有部门负责人和分管院领导签字的领款凭证。
8．部门发生的各类费用报账时，一律使用财务处统一印制的《湖南财经工业学院费用报销单》，并按单据上要求的内容认真填写。原始发票凭证必须使用国家税务部门统一监制的发票，必须真实有效、要素完整，包括单位、时间、经济业务内容、数量、单价、金额(大小写一致)、票据出具单位的财务专用章或票据专用章，不得涂改和挖补。发票必须开具付款方（湖南财经工业职业技术学院）名称等，否则不予报销。
9．凡属内部往来收据或已注明不能作为报账凭证的单据和复印件一般不得作为报账凭证，财务拒绝受理。
10．从外单位取得的原始票据如有丢失，应当取得原开出单位盖有财务公章的证明（或原发票相关联的复印件），并注明原始单据的号码、金额和内容，并由经办部门经手人和部门负责人签字，财务处长审核，主管财务院领导审批。对于车（船）票丢失的，由本人写出书面报告，说明事由，注明车次、旅程、金额，由随行人员（或相关人员）证明，部门领导审批、财务处长审核，主管财务院领导批准。
㈡严格执行预算管理。财务处预算管理员对开支项目进行审核登记。对年初未列入预算以及当月财务开支计划突破预算的项目，不予登记，并不得进入下一报账程序。每月向各部门报账员通报部门预算执行情况。
㈢经政府招标采购的工程项目和物资采购项目，在报账票据后要附合同原件和相关验收手续，由学院自行组织的零星维修和物资采购要附有维修及物资采购申请报告和监察审计室的验收手续。
(四)公务卡结算
按照学院《关于使用公务卡代替现金结算规定》执行。
第三条 报帐流程
1．报帐程序：汇总原始凭证(初审，分类、粘贴)→填制财务报账审批单→经办人、证明人、项目负责人签字→归口部门负责人审批→财务处审核→相关院领导审批→财务处报账。每个支出项目必须有完善的财务审批手续。
2．报帐审批权限：按学院《财务审批制度》执行。
第四条 报账要求
1．报账坚持一事一单制度，分门别类处理经济业务事项。
2．财务处负责对报账经济业务进行复审：报销的各项支出是否有预算依据，支出内容是否真实、合法、合理并符合预算或制度规定的用途；原始凭证是否真实、合法、有效；报账手续是否完善。对不符合规定的，财务处有权退回或拒绝办理。
3．报账一般采用转账结算方式，报帐员需将所要转入的户名、开户行、账号等提供齐全。
4．凡是校内部门之间办理的各项经济业务，实行校内结转，不得支付现金。
第五条 公款借支管理规定
1．因采购物资设备、支付公务费用、公务出差、外出学习培训等需要，经院领导同意，可借支公款。
2．公款借支须填制“借支单”，由部门负责人签字，并按规定程序办理审批手续。
3．公款借支坚持“前账不清，后账不借”的原则。
4．除零星采购或1000元以下的借支可用现金外，一般采用开具支票或转账方式借支。
5．严格控制借款。学院不办理因私借款。3万元以内的因公借款采用公务卡授信支付。超过3万元以上的借款部分，按原借款审批程序办理，但最长还款期限不得超过3个月。凡逾期不报账归还者，将从其工资中扣回，且以后将不得再办理借款手续。
第六条 报账时间
1．及时办理报账手续，原则上在经济事项结束后的10天内办理，特殊情况最多不超过20天。
2．每月的10至25号为报账接单时间，其他时间为帐务整理时间，原则上不办理报账业务。
3．每学期报账截止时间由财务处统筹安排决定。
第七条 报帐员规定
1．各部门设立一名兼职报帐员，在部门负责人领导下，统一管理本部门财务活动（院领导的报账均由办公室报帐员负责），具体人选报组织人事处备案，由财务处进行业务指导，接受纪检监察室监督。
2．任职资格：（1）政治素质较高，服务意识较强，秉公办事，责任心强；（2）了解事业单位财务规则，熟悉学院相关财务管理制度；（3）与学院签订了正式聘用合同。
3．主要职责：（1）在部门负责人领导下，负责本部门财务预算的日常管理工作，制定部门经费开支计划，建立工作台账，进行经费控制和调节；（2）代表本部门办理与财务处的日常结算工作，协助经办人办理公款借支，负责报账、对账工作，督促经办人员及时协办报账手续，初审原始凭证，填制报账单，办理报账手续；（3）年度终了，及时与财务处核对有关账项，对本部门预算执行情况进行分析总结，总结成绩经验，提出改进措施。（4）及时完成财务处交办的其他财务工作，接受财务处、纪检监察室日常财务监督检查和考核。
4．兼职报帐员的工作情况，纳入年度综合考核范围，重点考核工作的准确度和及时性。
5．人员变动时，需及时办理交接手续，并向财务处、组织人事处备案。
第八条 本规定由财务处负责解释。
